Apakah dana Rp2 juta cukup untuk satu kali perjalanan dinas darat menuju Surabaya? Banyak perusahaan masih menyusun biaya perjalanan Jakarta Surabaya hanya dari dua komponen, yaitu tarif tol dan bahan bakar. Anggapan ini keliru. Dalam simulasi yang kami uraikan di artikel ini, tol dan BBM hanya menyumbang sekitar 43% dari total anggaran perjalanan dinas pulang-pergi. Lebih dari separuh biaya justru berasal dari uang harian, penginapan, dan kebutuhan pengemudi.
Rute Jakarta–Surabaya melalui jaringan Tol Trans Jawa membentang sekitar 780 kilometer dan melintasi 13 ruas tol, dengan waktu tempuh sekitar 9 hingga 11 jam dalam kondisi lalu lintas normal. Rute ini menjadi jalur darat utama bagi perusahaan yang melakukan kunjungan ke klien, audit cabang, distribusi dokumen, maupun pengiriman tim proyek antarprovinsi.
Anggaran yang tidak akurat berdampak langsung pada operasional. Anggaran yang terlalu kecil memicu pengajuan dana tambahan dan menghambat proses reimbursement. Sebaliknya, anggaran yang terlalu besar mengikat arus kas perusahaan tanpa alasan yang jelas. Artikel ini menyajikan rincian lengkap mulai dari tarif tol Trans Jawa 2026 per golongan, estimasi BBM Jakarta Surabaya per jenis kendaraan, biaya personel, hingga template perhitungan yang dapat langsung digunakan oleh tim keuangan dan General Affairs.
Transportasi udara memang lebih cepat. Namun, perjalanan darat memiliki sejumlah keunggulan yang relevan untuk kebutuhan korporat.
Fleksibilitas rute: tim dapat singgah di beberapa kota, misalnya Semarang atau Solo, dalam satu perjalanan.
Efisiensi untuk rombongan: satu kendaraan dapat mengangkut tiga hingga enam orang, sehingga biaya per orang menjadi lebih rendah dibandingkan tiket pesawat.
Kapasitas barang: material presentasi, sampel produk, atau peralatan kerja dapat dibawa tanpa batasan bagasi.
Mobilitas di kota tujuan: kendaraan tetap tersedia untuk kunjungan lanjutan tanpa biaya transportasi lokal tambahan.
Agar keunggulan tersebut benar-benar efisien, setiap komponen biaya perlu dihitung secara rinci.
Tarif tol di Indonesia ditetapkan berdasarkan golongan kendaraan. Golongan I mencakup sedan, MPV, SUV, pick-up, dan bus. Golongan II adalah truk dua gandar, golongan III truk tiga gandar, golongan IV truk empat gandar, dan golongan V truk dengan lima gandar atau lebih. Sebagian besar kendaraan dinas penumpang termasuk golongan I.
Untuk golongan I, data Badan Pengatur Jalan Tol mencatat total tarif normal hingga GT Warugunung sebesar Rp935.500. Angka lain yang beredar berkisar dari Rp859.500 untuk rute masuk dari Tol Jakarta–Cikampek dan keluar di GT Warugunung hingga sekitar Rp986.500 berdasarkan rincian per Maret 2026.
Tarif resmi Jakarta–Surabaya untuk golongan II hingga V jarang dipublikasikan secara utuh. Oleh karena itu, kami menghitungnya secara proporsional dari rasio tarif segmen Jakarta–Semarang, yaitu golongan II dan III sebesar Rp639.000 serta golongan IV dan V sebesar Rp841.000, dibandingkan golongan I sebesar Rp413.500.
*Estimasi proporsional. Tarif aktual dapat berbeda.
Perbedaan angka umumnya disebabkan oleh titik masuk tol di Jakarta, gerbang keluar di Surabaya, dan waktu penyesuaian tarif di tiap ruas. Tarif juga dapat berubah pada periode tertentu. Sebagai contoh, saat arus mudik Lebaran 2026 pemerintah memberikan potongan 30 persen untuk segmen Jakarta–Semarang. Untuk keperluan anggaran, kami menyarankan penggunaan angka konservatif Rp935.500 per sekali jalan untuk golongan I.
Untuk wilayah Jawa, harga BBM yang berlaku per September 2026 adalah sebagai berikut: bensin RON 90 bersubsidi Rp10.000 per liter, bensin RON 92 Rp15.950 per liter, serta diesel nonsubsidi Rp23.700 per liter. Harga diesel nonsubsidi tersebut naik dari sebelumnya Rp19.700 per liter, sehingga kendaraan bermesin diesel kini memerlukan porsi anggaran BBM yang lebih besar.
Simulasi berikut menggunakan jarak 800 km sekali jalan, termasuk perjalanan dalam kota di Jakarta dan Surabaya.
Konsumsi aktual dipengaruhi oleh muatan, kecepatan rata-rata, penggunaan AC, dan kondisi lalu lintas. Tambahkan cadangan 10% untuk mengantisipasi kemacetan atau pengalihan rute.
Banyak perusahaan swasta mengacu pada Standar Biaya Masukan (SBM) pemerintah sebagai batas kewajaran. Berdasarkan PMK Nomor 32 Tahun 2025, uang harian perjalanan dinas luar kota ke Jawa Timur ditetapkan Rp410.000 per orang per hari. Untuk pengemudi, perusahaan umumnya menetapkan uang makan dan uang saku sekitar Rp150.000–Rp250.000 per hari, di luar kompensasi lembur sesuai kebijakan internal.
Tarif hotel bisnis di Surabaya berkisar Rp500.000–Rp800.000 per malam, sedangkan penginapan untuk pengemudi berkisar Rp300.000–Rp450.000 per malam. Pastikan penginapan pengemudi dianggarkan secara terpisah agar pengemudi memperoleh istirahat yang layak sebelum perjalanan pulang.
Aspek keselamatan sering terlewat dalam perencanaan anggaran. Undang-Undang Nomor 22 Tahun 2009 Pasal 90 mengatur bahwa waktu kerja pengemudi kendaraan bermotor umum paling lama 8 jam sehari, wajib beristirahat minimal setengah jam setelah mengemudi 4 jam berturut-turut, dan dalam hal tertentu dapat dipekerjakan paling lama 12 jam sehari termasuk istirahat 1 jam. Meskipun ketentuan tersebut ditujukan untuk kendaraan umum, perusahaan dapat menjadikannya acuan standar keselamatan bagi armada dinas.
Karena durasi perjalanan Jakarta–Surabaya mendekati atau melampaui batas tersebut, perusahaan memiliki dua pilihan: menugaskan dua pengemudi secara bergantian, atau menjadwalkan singgah bermalam di kota transit. Kedua pilihan tersebut perlu dimasukkan ke dalam anggaran sejak awal.
Tabel berikut menggabungkan tarif tol golongan I (Rp935.500), BBM, serta biaya parkir dan tak terduga sebesar Rp100.000 per perjalanan.
Skenario: dua karyawan dan satu pengemudi, menggunakan MPV diesel, durasi tiga hari dua malam.
Jika perusahaan menggunakan kendaraan milik sendiri, perjalanan sekali jalan tetap menimbulkan biaya pulang-pergi karena kendaraan dan pengemudi harus kembali ke Jakarta. Kondisi ini perlu dipertimbangkan, misalnya ketika karyawan kembali menggunakan pesawat atau kereta.
Perhitungan di atas belum mencakup biaya kepemilikan. Sebagai ilustrasi, MPV senilai Rp400 juta dengan penyusutan 12% per tahun dan pemakaian 30.000 km per tahun memiliki beban depresiasi sekitar Rp1.600 per km. Untuk perjalanan 1.600 km, beban depresiasi mencapai sekitar Rp2,56 juta. Ditambah keausan ban dan perawatan berkala, biaya tersembunyi dapat melampaui Rp3 juta per perjalanan. Belum lagi risiko kendaraan mogok di tengah rute, biaya asuransi, pajak tahunan, serta beban administrasi pengelolaan armada.
Untuk perusahaan dengan frekuensi perjalanan luar kota yang tidak menentu, sewa armada sering kali lebih efisien karena biaya bersifat variabel dan risiko teknis dialihkan kepada penyedia layanan.
Gunakan rumus berikut sebagai dasar penyusunan anggaran:
Total Biaya = (Tol + BBM + Parkir) × Jumlah Perjalanan + (Uang Harian × Orang × Hari) + (Penginapan × Kamar × Malam) + Biaya Pengemudi + Cadangan 10%
Pantau kebijakan diskon tarif tol yang biasanya berlaku pada periode libur panjang.
Berangkat dini hari untuk menghindari kepadatan di ruas Jakarta–Cikampek.
Konsolidasikan jadwal agar beberapa agenda kerja dapat diselesaikan dalam satu perjalanan.
Pilih kendaraan sesuai jumlah penumpang, karena minibus untuk dua orang akan memboroskan BBM.
Siapkan saldo kartu uang elektronik minimal Rp1 juta untuk menghindari antrean isi ulang di gerbang tol.
Dalam kondisi normal, perjalanan membutuhkan sekitar 9–11 jam, belum termasuk waktu istirahat wajib bagi pengemudi.
Menurut pemberitaan terbaru, pemerintah menjamin harga BBM bersubsidi tidak naik hingga akhir tahun 2026. Meski demikian, harga BBM nonsubsidi tetap dapat berubah setiap bulan.
Untuk satu orang, pesawat cenderung lebih efisien. Untuk rombongan tiga orang atau lebih yang membawa barang, perjalanan darat umumnya lebih ekonomis.
Biaya perjalanan Jakarta Surabaya untuk keperluan dinas tidak cukup dihitung dari tarif tol dan BBM saja. Untuk kendaraan golongan I, biaya tol berkisar Rp860.000–Rp987.000 sekali jalan, sementara BBM berkisar Rp709.000–Rp2,1 juta tergantung jenis kendaraan. Setelah ditambah uang harian, penginapan, dan biaya pengemudi, total anggaran perjalanan dinas tiga hari untuk tiga orang dapat mencapai sekitar Rp11,5 juta. Perusahaan juga perlu memperhitungkan batas jam kerja pengemudi serta biaya kepemilikan kendaraan yang kerap luput dari perhitungan.
Bagi perusahaan yang menginginkan perjalanan dinas yang aman, nyaman, dan anggaran yang lebih terukur, Prima Armada Raya menghadirkan layanan PRIMA Fleet Services untuk sewa kendaraan operasional jangka pendek maupun jangka panjang, dilengkapi pengemudi profesional dan tersertifikasi. Dengan dukungan lebih dari 3.000 kendaraan beroperasi, teknologi pemantauan armada secara real-time, serta jaringan di lebih dari 30 area operasi, Prima Armada Raya siap mendukung mobilitas bisnis Anda di sepanjang jalur Trans Jawa.
